Fiche pratique

Cahiers d’enregistrement

En quoi ça consiste ?

Le cahier d’enregistrement, souvent désigné cahier de laboratoire*, est un outil de traçabilité des travaux de recherche et de capitalisation des données, des savoirs et savoir-faire.

(*) Le cahier de laboratoire n’est pas considéré comme une donnée de la recherche.

Dans quel but ?

  • Assurer la traçabilité des travaux.
  • Conserver le patrimoine intellectuel et les savoirs-faire d’Irstea.
  • Apporter la preuve de l’authenticité de résultats et déterminer la propriété  des résultats.

Recommandations

Pour son utilisation

Le cahier peut être attribué à une personne, à un projet, à un équipement pour réaliser
son suivi :

  • consigner ses travaux  (journal de bord) ;
  • faire référence à des documents pour assurer une traçabilité efficace : mode opératoire, fichier informatique, photographie…
  • respecter le formalisme : utilisation d’une encre indélébile, aucune page arrachée ou laissée vierge, corrections apparentes…
  • si nécessaire, chaque page peut être signée et datée par un vérificateur.

Pour leur gestion au niveau de l’unité

Pour disposer de cahiers en quantité suffisante et conserver ce patrimoine, il est recommandé de désigner un (ou plusieurs) référent(s) au sein de l’unité chargé(s) de :

  • commander les cahiers d’enregistrement auprès de la délégation qualité (l’impression et la diffusion sont assurés par le service imprimerie) et gérer le stock ;
  • attribuer les cahiers aux utilisateurs ;
  • archiver les cahiers remplis (avec les documents référencés dans le cahier) ;
  • tenir à jour un fichier de suivi des attributions et restitutions.

Présentation du cahier d’enregistrement

Modèles

  • Format A4, reliure spirale
  • 100, 50, 25 et 10 pages

Contenu

  • Les objectifs et recommandations d’utilisation.
  • Un sommaire et l’identification des utilisateurs (et vérificateurs éventuels).
  • Les pages numérotées avec la référence du cahier.
  • Un espace est réservé en haut de page pour la date et la signature de l’utilisateur.

En savoir plus

Je m’interroge

À qui appartient le cahier d’enregistrement ?

Il appartient à Irstea et non à celui qui le rédige. Dans le cas de collaboration avec des tiers, la propriété des informations est définie dans le contrat. A la fin de leur contrat , les utilisateurs (stagiaire, thésard…) doivent restituer leur cahier lors de leur départ.

Pour en savoir plus

Contacter la personne référente dans votre unité de recherche ou la délégation qualité
http://intranet-qualite.irstea.fr/